Manner in Your Email For Specific Purpose(s) - Iya, Nulis Email Juga Pake Tata Krama

Gimana sih biasanya kalau kamu kirim email formal? I mean, email buat kerjaan?

Aku dulu pernah menjadi seorang tenaga administrasi di perusahaan keuangan, dan menemukan email lamaran pekerjaan yang seperti ini.

Subject, tanpa body email, dan tanpa salam ba-bi-bu dan langsung attachment. Kesan saya pertama baca email itu pengen langsung ignore, males! Tapi karena ada yang membutuhkan terpaksa deh aku baca dan proses email tanpa sopan santun ini!

Bingung sih, kenapa kalian tidak menulis email dengan baik? Gak bisa menunjukkan manner atau bagaimana? Aku bingung, seingatku pelanjaran surat menyurat sudah diberikan sejak SD, kelas 2.

Pelamar pekerjaan kebanyakan adalah orang-orang yang minimal lulus SMA yang pastinya sudah sangat paham tentang bagaimana tata cara menulis email. Tapi yang aku temukan adalah hal yang berbeda. Emailnya gitu amat, gak pake ba-bi-bu langsung kirim. Hih! Kalau kamu seorang yang melamar pekerjaan dengan cara seperti itu, jangan harap bisa diterima, kecuali kalau emang perusahaan lagi butuh!

Email non-formal yang buat main-main, bisa kamu lakukan dengan cara dan isi apapun. Tapi tidak untuk email dengan tujuan formal atau khusus. Sama halnya jika kamu menujukkan email untuk orang yang tidak kamu kenal dengan baik.

Setidaknya bukalah email dengan sapaan, "Hi Dewi, saya ..... mau...... Terima kasih." Itu buat saya sudah cukup.

Jangan tiba-tiba kirim email dengan cara yang gak tau sopan-santun. "Eh ..............................." *send*

Kalau mau diperlakukan dengan benar dan bertata-krama oleh orang lain, kamu harus melakukan hal yang sama. 

Setidaknya dalam mengirimkan email, terutama email lamaran pekerjaan kamu harus melakukannya dengan baik dan bertata-krama. Caranya? Gampang. Kita skip bagian menuliskan email ya langsung ke teknis *alah*

Pada saat kamu menulis email, LENGKAPI subject email! Lengkapi subject email dengan nama lowongan pekerjaan yang kamu inginkan atau tulis sesuai permintaan dari calon atasanmu.

Setelah itu, tuliskan tanggal, tempat kamu menulis surat. Jika kamu menulis surat untuk sebuah perusahaan dan tidak mengetahui siapa yang akan menerima sapalah dengan menggunakan sebutan Ibu atau Bapak. Jangan langsung menulis Ibu saja, atau sebaliknya bapak.

Jika kamu mengetahui siapa yang akan menerima email tersebut, tuliskan:

ATTN: Nama Calon Penerima

(ATTN: Attention, bisa diganti dengan UP)

Panggil yang bersangkutan sesuai dengan jenis kelamin atau jabatannya. Tulis dengan cermat, di sini seseorang bisa melihat ketelitianmu.

Setelah itu tuliskan Body Email:

-Intro (Isi awal surat lamaran, biasanya berisi detail pekerjaan yang kamu inginkan. Nama pekerjaan, perusahaan yang dituju dan di mana kamu mendapatkan lamaran tersebut.)
-Isi (Detail tentang kamu dan mengapa kamu menginginkan pekerjaan itu)
-Closing (Ini penutup, sekadar "Saya tunggu kabarnya ya di no hp 1234567." itu cukup, atau jika kamu ingin  lebih jelas, berikan di mana mereka bisa menghubungi kamu).


Jika kamu seorang job hunter, dan sedang gencar-gencarnya mengirim lamaran ke sana-ke mari, buatlah sebuah cover letter template (Iya, email ba-bi-bu ini namanya cover letter). Tandai di mana kamu harus menyesuaikan email kamu. Biasannya kamu harus menyesuaikan tanggal, detail pekerjaan, dan perusahaan. Sisanya sama semua, tingal copy paste aja kan kalau udah punya template.


Please be careful tentang hal-hal macam ini, waktu sekarang memang berharga. Tapi tata krama kamu, juga sama berharganya. Jangan karena kamu ingin cepat malah jadi tidak punya tata krama. Mau dicap seperti tidak punya tata krama? Gak kan?

Please, have a manner.


Thanks for reading,


D